每一個項目都是獨特的，然而項目失敗的根本原因通常都是相同的。
當(dāng)我們知道這些原因后，我們可以最小化發(fā)生問題的幾率，增加項目成功的概率。
那么當(dāng)我們面對粗糙的項目啟動、過弱的控制、缺乏資源、項目風(fēng)險和不且實際的期望時，應(yīng)該怎么做?以下是五個常見問題和解決方法。
一、簡單粗糙的項目啟動
也許最常見的問題是沒有正確地啟動項目，而這其實只需要花點時間去收集客戶需求、同意客戶要求、創(chuàng)立一個良好的項目計劃以及設(shè)定客戶的期望。而人們總是傾向于迅速開展項目工作。但是一個簡單粗糙的項目啟動階段經(jīng)常會導(dǎo)致問題發(fā)生，甚至項目失敗。
解決方法：
在正確的項目啟動過程完成之前不要開展項目工作。
如果客戶為了盡早得到交付物而推動你基于假設(shè)開展項目工作，請不要同意。事實上，簡單粗糙的項目啟動會帶來返工、錯誤、疏忽、只會令項目變糟。當(dāng)被不合理推動時，只能說”不“，并且絕對不可太早開始。
二、過弱的項目控制
即便計劃再周密、啟動再充分，如果不能有效的進(jìn)行管理，也是沒有意義的。缺乏控制導(dǎo)致的典型問題包括：范圍漸變、過于簡單的工作計劃、缺乏變更控制、缺乏溝通和風(fēng)險及問題的管理不善。
解決方法：
(1)建立變更管理過程并且令所有人都知道這些控制。使用這些過程與保證你的團(tuán)隊保持關(guān)注與交付關(guān)鍵的東西。
(2)使用異常報告。這樣可以保證當(dāng)風(fēng)險和問題出現(xiàn)的時候可以得到更好的關(guān)注;
(3)定期與客戶、項目贊助人以及其他重要的項目干系人進(jìn)行溝通;
(4)定期評審、更新項目計劃。如果項目計劃沒有評審和更新，那其實也沒有必要制定計劃了。
三、缺乏人手和技能
項目人手不足，或者配足人員的數(shù)量但卻配備錯誤的技能組合，這些問題經(jīng)常導(dǎo)致項目失敗。當(dāng)你的項目沒有足夠的、具有合適技能的人員，那確實是令人沮喪。但這問題在現(xiàn)今的項目里面非常普遍。
解決方法：
堅持要求管理層提供合適的人員，無論是從內(nèi)部調(diào)配還是雇用外包合同員工。
使用可靠的項目計劃來說明在哪些方面你還需要投入人員來支持你的要求。不要保持沉默并且苦苦支撐，這對你和你的團(tuán)隊都不公平。
四、沒有強(qiáng)調(diào)風(fēng)險和問題
在項目的生命周期中，有很多場合風(fēng)險和異常會導(dǎo)致問題，甚至失敗。這些例子包括：
(1)沒有清晰的定義需求，結(jié)果是不能滿足客戶的期望;
(2)使用前沿的新技術(shù)導(dǎo)致無法預(yù)料的問題;
(3)過于簡單的技術(shù)設(shè)計使得未來的方法沒有變更與伸縮的可能;
(4)無效的變更控制是的變更要求導(dǎo)致項目偏移原來的目標(biāo);s
(5)測試不充分導(dǎo)致錯誤和缺陷遺留到產(chǎn)品上;
(6)在關(guān)鍵時刻缺乏關(guān)鍵人物的支持。
解決方法：
在項目開始的時候?qū)︼L(fēng)險和問題列表進(jìn)行評審。其中一個好辦法是使用頭腦風(fēng)暴列出可能的風(fēng)險和問題，參與人員包括項目成員、其它參與過類似項目的項目經(jīng)理等。在整個項目過程中不斷對風(fēng)險和問題進(jìn)行評審。
對上面例子中的解決方法包括：
(1)雇傭商業(yè)分析人士勾畫出客戶的需求，并使用清晰、明確的文檔進(jìn)行記錄;
(2)提問是否必須使用前沿的新技術(shù)，后者是否有能提供相同功能的更多方法;
(3)由你的團(tuán)隊進(jìn)行技術(shù)設(shè)計。這樣有很大的機(jī)會獲得一個可靠和靈活的設(shè)計，而且你的團(tuán)隊也有了可以繼承使用的基礎(chǔ)設(shè)計;
(4)在項目啟動之前與客戶達(dá)成一個變更控制的流程，并且嚴(yán)格根據(jù)流程執(zhí)行;
(5)將測試計劃與根據(jù)客戶要求制定的測試場景放在一起。保證你有足夠的資源以及保證客戶承諾進(jìn)行測試;
(6)制定一個針對失去關(guān)鍵人物的風(fēng)險的應(yīng)急計劃。
五、不能有效管理客戶期望項
通常的項目開始都是在一個有很多樂觀估計的基礎(chǔ)上。在項目的生命周期，客戶期望會膨脹成為根本不現(xiàn)實的程度，當(dāng)客戶不知道他們應(yīng)該期待什么或者他們不能看到項目的實際進(jìn)展情況，他們就會對你感到失望，你們的關(guān)閉就會破裂。
解決方法：
將期望值管理到一個合理的水平是項目經(jīng)理的職責(zé)。其中一個方法是將項目分解為有頻繁里程碑的各個任務(wù)塊或者項目階段。你可以通過發(fā)布周期性的交付物給客戶，讓他們看得到他們將要得到什么。
通過這種方式讓客戶在早期就能看到你們在做什么，從而客戶保證項目交付物能符合客戶的期望。