六安市數(shù)字檔案室建設(shè)試點項目
采取單一來源方式采購的公示
根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》,、財政部《政府采購非招標采購方式管理辦法》和安徽省財政廳《關(guān)于規(guī)范政府采購監(jiān)督管理審批工作的通知》等規(guī)定，現(xiàn)將六安市數(shù)字檔案室建設(shè)試點項目（采購編號：LACGZX－H2015620）擬采取單一來源方式原因及采購的（企業(yè)名稱）的相關(guān)情況予以公示。
一,、 采購內(nèi)容及要求（采購預(yù)算：70。5萬元）
一）、技術(shù)規(guī)格及要求
1、項目概述
根據(jù)國家檔案局2015年印發(fā)的《關(guān)于開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點的通知》（檔函〔2015〕114號）文件精神和安徽省檔案局相關(guān)文件要求,，我局積極開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點項目。
數(shù)字檔案室建設(shè)將根據(jù)相關(guān)要求,，通過委托加工形式將紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字化影像,，建立全文數(shù)據(jù)庫，為機關(guān)內(nèi)部管理及面向公眾服務(wù)提供高效率的全面檔案服務(wù),。
2,、項目要求
2.1、加工內(nèi)容與數(shù)量
本次加工內(nèi)容為數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位檔案,，加工過程分為檔案整理和數(shù)字化加工兩個階段,。預(yù)計整理檔案案卷1.5萬卷,，全文掃描加工檔案數(shù)量為164萬頁,，同時需要對列入數(shù)字化范圍的檔案目錄約20萬條進行著錄，當前均為預(yù)估數(shù)量,，具體加工數(shù)量和費用結(jié)算根據(jù)項目結(jié)束驗收后的實際數(shù)量進行決算,。
2.2、加工環(huán)節(jié)與質(zhì)量要求
主要工作環(huán)節(jié)包括：調(diào)檔交接,、檔案整理,、檔案掃描、圖像處理,、圖像存儲,、條目著錄、著錄修訂,、后期整理裝訂,、質(zhì)量自檢,、檔案歸還等，加工過程中需要確保檔案及其檔案信息的安全保密,。各工作環(huán)節(jié)要求如下：
1,、調(diào)檔交接：中標方應(yīng)指定專人按照與試點單位共同制訂的計劃分批次對需要進行數(shù)字化加工的檔案及資料進行調(diào)檔，并與招標方指定的專人一起做好檔案及資料的清點交接工作,，并做好移交記錄,。
2、檔案整理：整理的具體工作內(nèi)容包括檔案案卷盒更換,，手寫責任者,、案卷上題名，檔盒全宗號,、目錄號,、年度、案卷號,、保管期限,、案卷號等手工蓋章，檔案卷內(nèi)文件標頁與目錄核對等,，以及部門老舊破損的檔案進行修裱和一些零散的檔案資料進行歸檔整理,。在掃描之前，必須逐卷,、逐份對檔案進行檢查核實,，根據(jù)約定的規(guī)則區(qū)分掃描件與非掃描件，并察看有無缺頁,、倒頁,、漏號、重號,、錯號等整理不規(guī)范現(xiàn)象,，進行相應(yīng)修改，并根據(jù)檔案的實際情況,，按下述步驟對檔案進行適當整理,，并視需要做出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量,。
(1)目錄數(shù)據(jù)準備
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等有關(guān)要求,，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項,、字段長度和內(nèi)容要求等,，并要求將目錄全部重新摘錄出來。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名,、責任者,、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行相應(yīng)處理,，并注明具體原因和處理方法,，必要時由招標人進行審核。
(2)拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,，影響掃描工作進行的檔案,，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害,。
(3)區(qū)分掃描件和非掃描件
按要求把同一案卷（卷,、件）中的掃描件和非掃描件區(qū)分開，不掃描的檔案應(yīng)與掃描檔案一同著錄案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄,，并做出相應(yīng)標識,，保持在檔案中的原有位置，同掃描檔案一同編號,、排序,。
(4)檔案前處理登記
制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案前處理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)等情況,。
3,、檔案掃描：
(1)掃描方式
根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描,。主要采用平板掃描方式,。
(2)掃描色彩模式
掃描模式采用彩色模式進行掃描。
(3)掃描分辨率
掃描分辨率要求300dpi,，影像保存格式為JPG格式,。特殊情況下，如文字偏小,、密集,、清晰度較差等，可適當提高分辨率,。
(4)掃描登記
認真填寫加工流水表單,，登記掃描的頁數(shù),，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案前處理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。并提交試點單位審核同意后,，進行處理,。
4、圖像處理：
（1）糾偏
對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，圖像偏度不得大于1度,，圖像拼接處信息要完整,，不能缺少任何信息。
(2)去污
對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點,、黑線,、黑框、黑邊等要進行去污處理,。處理過程中要遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則,。
(3) 圖像拼接
對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，要進行拼接處理,，合并為一個完整的圖像,，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
(4)裁邊處理
采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理,，去除多余的白邊,，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間,。
5,、圖像存儲
(1)存儲格式
要求采用JPEG和DJVU格式存儲保存。
(2)圖像文件的命名
存儲時應(yīng)按全宗,、目錄,、案卷分級建文件夾存儲，其中的每一份文件也需要單獨創(chuàng)建文件夾,。
文件夾命名：遵從實體檔案的編號規(guī)則,，總體上初步定為：全宗號3位；目錄號3位,；案卷號3位,；頁號3位或7位（末份文件夾的命名為7位），如有特殊情況需與試點單位協(xié)商處理,。
文件命名各組成部分名字長度為：全宗號3位,；目錄號3位；案卷號3位,；頁號3位,。（不足以上位數(shù)的以“0”補齊）命名標準其組成格式簡單表述如下：
全宗號 — 目錄號 — 案卷號 — 頁號
3位 3位 3位 3位
001-001-001-001
每份檔案文件與其圖像文件通過檔號加序號和圖像文件名的一致性，建立起一一對應(yīng)關(guān)系,，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)與圖像文件的對接提供條件,。
6、條目著錄
對檔案目錄數(shù)據(jù)進行著錄,，做到在錄入數(shù)據(jù)的同時做好校對工作,，并按照招標方的要求進行各類案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的排版,、打印，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫,。條目著錄實行雙機錄入,，確保錄入正確率。
7,、著錄修訂
對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查,。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范,、準確,，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。著錄的錯誤率應(yīng)小于千分之一,。
8,、后期整理裝訂
在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂,?；謴?fù)裝訂時，要保持檔案的排列順序不變,，不得漏頁,、錯頁，不壓字,，裝訂牢固,、不掉頁，做到安全,、準確,、無遺漏。
9,、質(zhì)量自檢：加工單位必須建立嚴格的質(zhì)量檢測體系,，對加工的數(shù)據(jù)進行自檢，自檢達到數(shù)據(jù)質(zhì)量標準的,，才能遞交招標人驗收,。
10、檔案歸還
應(yīng)對需要歸還的檔案實體進行自檢,，必須對檔案實體進行逐卷清點,，按數(shù)量、狀況,、與順序等進行檢查,，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞,、圈劃或涂改等應(yīng)申報試點單位進行處理,；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況,，要求重新進行處理,，合格率要求100%。
11,、數(shù)據(jù)備份
(1)備份范圍
經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份,。
(2)備份方式
為保證數(shù)據(jù)安全，掃描加工后的電子文件需要提交光盤存儲做備份之用,，對光盤質(zhì)量標準如下：
光盤片制作兩份,，數(shù)據(jù)分別刻錄為JPG和PDF格式，并刻錄相應(yīng)的軟件和說明,。
同一件（卷）實體,，不跨越二片DVD片號(如：同一件（卷）檔案頁數(shù)需在同一DVD片內(nèi))。
檔案影像文件存于符合標準的單片包裝光盤片,，并存放在單片光盤盒中,，提供光盤內(nèi)容說明，包括刻錄時間,、編號,、種類、條形碼,、套別和文件類型等,。
光盤表面標示光盤片編號，單片包裝盒上注明光盤內(nèi)目錄索引信息,。
在光盤片刻錄完成后,，與影像檔案進行比對一次，以確保檔案資料無遺漏及正確性,。
光盤刻錄人員對于所有光盤片序號進行管理與記錄,。
(3)數(shù)據(jù)檢驗
備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開,、數(shù)據(jù)信息是否完整,、文件數(shù)量是否準確等。
(4)備份標簽
數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標簽,，以便查找和管理,。
(5)備份登記
填寫數(shù)字化備份管理登記表單。
12,、數(shù)字化成果管理
應(yīng)加強對數(shù)字化成果的管理,，確保其安全、完整和長期可用,。
2.3,、驗收要求
1,、加工單位數(shù)據(jù)自檢合格后，遞交招標人驗收,。數(shù)據(jù)驗收首批以5萬幅為單位,，驗收合格后以20萬幅為單位，分批由加工單位自檢合格后提交,。
2,、招標人對加工單位目錄與圖像掛接完畢的數(shù)據(jù)進行驗收。數(shù)據(jù)驗收以抽檢方式進行,，抽檢比例為5%,，要求檔號、控制符,、數(shù)據(jù)掛接準確率達到100%,其他項目合格率達到99%以上（含99%）予以驗收通過,，并填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表》，做好驗收記錄,。抽檢合格率在99%以下,，提交驗收數(shù)據(jù)全部發(fā)回加工單位全面自檢，直至達到驗收要求,。
3,、檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數(shù)量,、文件狀況,、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進行檢查,，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失,、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責任,；順序錯誤,、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯,，合格率達到99%以上（含99%）予以驗收通過,。
4、數(shù)據(jù)驗收合格后,，加工單位需刻錄DVD光盤兩份移交給招標人并且保證能夠與檔案館現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進行全文自動按規(guī)則掛接,，進入系統(tǒng)中管理。
2.4,、時間要求
所需完成數(shù)量要求在合同簽訂后的3個月內(nèi)完成,。
2.5、安全要求
嚴格遵守《保密守則》及招標人的有關(guān)規(guī)定,。檔案掃描工作必須在招標人指定的場所內(nèi)進行,。施工單位需確保場所正常秩序和安全,。不得遺失、損壞檔案,，如有違法者,，將追究法律責任。施工單位應(yīng)做到：
1,、與項目工作人員簽訂保密協(xié)議,，加強對工作人員的保密教育,。
2,、建立嚴格的保密制度，加強管理,，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復(fù)制行為,。
3、不同的工序之間要采取措施,，杜絕泄密事故的發(fā)生,。
4、掃描加工場地的安全及保密措施,，具備保密設(shè)施,，保證檔案原件的安全和保密。在工作平臺上建立監(jiān)管系統(tǒng),，實時監(jiān)控工作人員的操作過程,，統(tǒng)一記錄保存。
5,、分批驗收進行數(shù)據(jù)移交時,，工作站上的數(shù)據(jù)必須在招標人工作人員的現(xiàn)場監(jiān)督下銷毀，同時移交該批次數(shù)字化加工的監(jiān)管系統(tǒng)監(jiān)控記錄,。
6,、不得在工作場所使用與工作無關(guān)的任何電器設(shè)備。
7,、加工過程安全要求：
（1）對服務(wù)器的操作有安全監(jiān)管措施,。
（2）USB端口封閉使用。
（3）各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志,；用戶文件傳輸操作日志,；系統(tǒng)管理員操作日志；刻錄光盤日志,；文件上傳日志,；網(wǎng)絡(luò)訪問日志等。
（4）按照既定規(guī)則,、路徑,，自動備份目錄數(shù)據(jù),、圖像文件，并可進行數(shù)據(jù)庫恢復(fù),。包括數(shù)據(jù)庫增量備份,、全庫備份、制定時間自動備份,、手動備份,。
2.6、應(yīng)遵循的業(yè)務(wù)標準
（一）管理性標準規(guī)范
1,、《中華人民共和國保守國家秘密法》
2.,、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》
3、《關(guān)于嚴禁用涉密計算機上國際互聯(lián)網(wǎng)的通知》(中保委[2003]4號)
4,、《計算機病毒防治管理辦法》(中華人民共和國公安部令第51號)
5,、《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》(國保發(fā)[1998]1號)
（二）業(yè)務(wù)性、技術(shù)性標準規(guī)范
1,、《中華人民共和國檔案法》,；
2、《文書檔案案卷格式》(GB9705—88),；
3,、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894—2002)；
4,、《檔案交接文據(jù)格式》(GB／T1 3968—92),；
5、《中央檔案館檔案接收標準》
6,、《國家行政機關(guān)公文格式》(CB／T 9704—1999)
7,、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA／T 31—2005)
8、《照片檔案管理規(guī)范》(CB／T 11821—2002)
9,、《中國檔案機讀目錄格式》(CB／T 2016 3-2006)
10,、《檔案著錄規(guī)則》(DA／T 18—1999)
二）、售后服務(wù)要求
（一）說明服務(wù)支持方式,。
（二）售后服務(wù)期限：項目驗收交付后提供 1年的售后免費服務(wù),。
（三）售后服務(wù)響應(yīng)時間：接到用戶電話后2小時內(nèi)響應(yīng)，8小時內(nèi)上門服務(wù),。
（四）售后服務(wù)問題解決時間：一般問題在8小時內(nèi)解決,，嚴重問題要求及時提出用戶方可接受的解決方案和服務(wù)承諾。
（五）列出售后服務(wù)內(nèi)容,。
三）,、其他要求
1、招標人提供檔案整理、加工場地與辦公桌椅,、數(shù)字化加工人員所用電腦,、移動硬盤以及電源等辦公基礎(chǔ)設(shè)備支持，檔案掃描所需的相應(yīng)設(shè)備和數(shù)字化加工軟件由中標方提供,。
2,、雙方各指定專人做好檔案的清點交接工作，《紙質(zhì)檔案掃描工作流程表》隨同檔案一起交接,。
3,、要求中標單位在簽立合同時成立項目組，指定專人負責該項目,，并列出具體的項目操作標準及流程,、項目實施計劃、人員及保證措施,。
4,、要求投標商中標后,，在規(guī)定時間前,，將有關(guān)掃描設(shè)備、工作場地,、人力配置等總體配備完畢,。
5、各投標公司在投標時要特別強調(diào)指出所承諾的服務(wù)內(nèi)容,，其中包括：免費服務(wù)期后的服務(wù)方式和費用,。服務(wù)響應(yīng)時間、項目完成時間,、公司的技術(shù)力量,、技術(shù)服務(wù)內(nèi)容、保密措施和質(zhì)量水平,、免費培訓(xùn)項目等,；
6、檔案掃描報價以A4幅面作為一頁為標準單價,，更大幅面以A4面積倍數(shù)進行同比價格折算,，小于A4幅面的，以A4標準記為一頁來計算,。在結(jié)算單價外,不再額外增加任何費用,。
四）、付款方式
按任務(wù)完成量分批支付,，完成總?cè)蝿?wù)的50%支付50%,，余下的待驗收合格后全部付清。
二、采取單一來源采購理由
根據(jù)國家檔案局2015年4月印發(fā)的《關(guān)于開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點的通知》（檔函〔2015〕114號）文件精神和安徽省檔案局相關(guān)文件要求,，市財政撥付70.5萬元用于我市數(shù)字檔案室試點項目建設(shè),。為高效、安全,、優(yōu)質(zhì)開展工作,，特申請單一來源采購方式，委托上海中信信息發(fā)展股份有限公司為本次數(shù)字化檔案室建設(shè)試點項目承建單位,。原因如下：
1,、六安市檔案局從2013年至今，通過多次政府公開招投標采購數(shù)字檔案館相關(guān)服務(wù),，該公司作為中標單位,，連續(xù)三年在檔案局開展館藏檔案數(shù)字化加工工作，加工質(zhì)量符合招標技術(shù)要求及國家相關(guān)標準,，檔案安全保密意識強,，隊伍穩(wěn)定。
2,、該公司是檔案行業(yè)上市企業(yè),，在全國范圍內(nèi)具有領(lǐng)先地位，具有保密局頒發(fā)的涉密資質(zhì),、CMI5資質(zhì)以及各項管理體系認證,，也是中國檔案學(xué)會檔案數(shù)字化加工和檔案軟件的定點生產(chǎn)企業(yè)，參與多項國家級及地方標準的起草和發(fā)布,。
3,、該公司具有豐富的數(shù)字化加工經(jīng)驗，建立了完善,、高效,、安全的數(shù)字化加工規(guī)范流程。自2010年至今承接國家第一歷史檔案館數(shù)字化加工（項目總金額約1489萬元）,、第二歷史檔案館數(shù)字化加工（項目總金額約2678萬元）,，在全國范圍內(nèi)與中央檔案館、多個省部級檔案館及地方檔案館建立合作伙伴關(guān)系,。
此公示時間為5個工作日（2015年 12月17日至2015年 12月 23日）,，如有異議，請以實名書面（包括聯(lián)系人,、地址,、聯(lián)系電話等）形式向六安市政府采購中心及相關(guān)單位反映。公示期內(nèi)如無異議,，將采用單一來源方式采購,。
聯(lián)系事項：
1、六安市政府采購中心 呂志明 0564-3378189 2、六安市檔案局 許大衛(wèi) 0564-3374667 3,、六安市財政局采購科 王勇 0564-3378262
六安市政府采購中心
2015年12月 17日